“Ook kmo’s zijn gebaat bij duurzaamheidsrapportering”

CEO als drijvende kracht

Vorig jaar won drukkerij Desmedt Labels, gespecialiseerd in de productie van labels, zelfklevende etiketten en verpakkingsoplossingen, de prijs voor beste eerste duurzaamheidsrapport in de categorie 'andere organisaties - inclusief kmo's'. Bij Desmedt Labels is CEO Henri Köhler de drijvende kracht achter de duurzaamheidsstrategie in het algemeen en het bekroonde duurzaamheidsrapport in het bijzonder. In het voorwoord tot dat rapport stelt de man onomwonden: “Het is simpel: als we duurzaamheid geen prioriteit geven, hebben we uiteindelijk geen bestaansrecht meer.”

Vandaar ook het besluit om de genomen duurzaamheidsinitiatieven voortaan systematisch in kaart te brengen. En systematisch, dat betekent in dit geval: om de drie jaar een volwaardig duurzaamheidsrapport aan de buitenwereld presenteren, aangevuld met een jaarlijks tussentijds datarapport. Het eerste volwaardige rapport, dat de periode 2020-2022 bestreek, kwam uit in 2023. Vorig jaar verscheen zoals gepland dan ook het eerste datarapport, dat als tussentijdse evaluatie moet dienen.

Rapportering is teamwerk

Dat het initiatief voor het rapport bij de CEO lag, neemt niet weg dat de voorbereiding ervan een volgehouden inspanning van het volledige managementteam heeft gevergd. Naast de CEO vinden we in dat team ook de Sales Manager, de Operations & Quality Manager en de HR & Finance Manager terug.

Vooral de rol van die laatste in het project blijkt eveneens substantieel te zijn geweest. “Een belangrijk onderdeel van het voorbereidingsproces is het verzamelen en valideren van de data die nodig zijn om zo’n rapport op te stellen”, verklaart Davy Heyndrickx, de verantwoordelijke manager in kwestie. “En laat dat nu net een van mijn kerntaken zijn én tegelijk een van mijn belangrijkste uitdagingen, naast uiteraard het bepalen en uittekenen van onze strategie voor finance.” Daarbij kwam de ruime ervaring met financiële rapportering die hij doorheen de jaren reeds had opgebouwd opnieuw van pas.

 “Wat bij dat complexe en in het verleden vaak tijdrovende proces van dataverwerking ook hielp, zijn de vele hulpmiddelen die daarvoor tegenwoordig tot onze beschikking staan”, vervolgt hij. “Zo beschikken wij intussen over een Power BI-platform waarmee we eenvoudig en snel zelf analyses kunnen uitvoeren op de data die we uit ons ERP-systeem halen. Met het oog op de presentatie van de bekomen analyseresultaten, gieten we die dan in handige, overzichtelijke dashboards.”

 Diezelfde BI-oplossing gebruiken ze bij Desmedt Labels niet alleen ter ondersteuning van een aantal typische financetaken, zoals de cashflowplanning, maar ook om de productie op te volgen, bijvoorbeeld, of om het aantal klachten bij te houden. “Met ons managementteam komen we maandelijks samen om al die cijfers te bespreken in functie van de KPI’s die we hanteren, ook die waarop we onze duurzaamheidsrapportering baseren.”

Productieproces verduurzamen

Het relatief recente ERP-systeem, CERM, is specifiek ontwikkeld op maat van de labelindustrie. “Het laat ons toe om het volledige productieproces te beheren en te controleren, vanaf het moment dat de klant zijn bestelling plaatst totdat die bestelling hier bij ons vertrekt. Van aankoop tot facturatie: het zit allemaal erin vervat.”

 Zoals in het eerste duurzaamheidsrapport te lezen staat, laat datzelfde ERP-systeem ook toe om het productieproces te verduurzamen: “Met dat systeem kunnen we ons afval analyseren en reduceren.” Daarbij gaat het voornamelijk om papier, karton en restafval. Om zijn papierverbruik te meten, bracht de etikettendrukker bovendien eenvoudig te installeren sensoren op zijn machines aan. Die drukpersen waren eerder al eens grondig gemoderniseerd: een investering waarbij het management naast performantie ook alweer duurzaamheid centraal had gesteld. “Door over te schakelen van de traditionele flexodruktechniek naar de ultra-hd-flexodruktechniek zijn we bijvoorbeeld erin geslaagd om ons inktverbruik met maar liefst veertig procent terug te dringen. En door voor led-droging te kiezen in plaats van de traditionele uv-droging, verbruiken we vandaag de helft minder energie om onze inkten te drogen.”

 Om het energieverbruik van zijn machinepark letterlijk en figuurlijk onder controle te houden, investeerde het bedrijf bovendien in een energiemanagementsysteem (EMS). Ook dat systeem, Sensorfact (sinds kort overgenomen door de industriële automatiseringsspecialist ABB), maakt gebruik van slimme plug-and-play-sensoren om het energie-, gas- en waterverbruik van productiebedrijven als Desmedt Labels in kaart te brengen. Die sensoren, eenmaal aangesloten op de elektriciteitskabels, verzamelen data die de Sensorfact-software vervolgens analyseert om verspilling op te sporen. “Verbruikt een machine plots opvallend veel meer elektriciteit, dan stuurt het EMS ons automatisch een waarschuwing. Zo kunnen wij meteen al het nodige doen om de veilige en duurzame werking van die machine te blijven garanderen.”

Externe duurzaamheidsadviseur

Voor de inhoudelijke uitwerking en de eigenlijke productie van het duurzaamheidsrapport deed Desmedt Labels een beroep op Pantarein, een adviesbureau gespecialiseerd in duurzaamheid. “Net omwille van hun bewezen expertise in het opstellen van duurzaamheidsrapporten zijn we al vrij snel bij hen uitgekomen”, herinnert Davy Heyndrickx zich. “Zelf hadden we geen enkele ervaring met dat proces. We hadden wel al enige praktijkervaring opgedaan met diverse concrete projecten rond duurzaamheid, van het verduurzamen van ons drukproces tot en met de duurzame renovatie van ons kantoorgebouw. Maar rapporteren over die projecten, laat staan over de resultaten ervan, dat hadden we nog niet eerder gedaan.”

 Die rapportering moet volgens specifieke richtlijnen gebeuren. Op advies van Pantarein koos Desmedt Labels voor de wereldwijd aanvaarde GRI-standaarden. “Onze rapportering is weliswaar gebeurd met verwijzing naar die GRI-standaarden,” nuanceert Davy Heyndrickx, “maar niet in volledige overeenstemming ermee. In dat geval moet je namelijk nog veel meer data in je rapportering opnemen, en wij beschikten op dat moment nog niet over al die data.”

Uitgebreid voortraject

Zoals de Finance Manager eerder al aangaf, vormde die datavergaring en -verwerking voor Desmedt Labels veruit de grootste uitdaging – en meteen ook het grootste potentiële struikelblok. Aan die complexe oefening ging wel een vrij uitgebreid voortraject vooraf, waarin het managementteam eerst nog een aantal belangrijke denkoefeningen en diepgaande analyses tot een goed einde moest zien te brengen.

 “Verschillende workshops met het management en een enquête onder stakeholders leidden uiteindelijk tot een lijst met materiële onderwerpen”, staat daarover in het rapport zelf te lezen. “In wezen zijn we gaan kijken: welke topics zijn voor ons belangrijk?”, verduidelijkt Davy Heyndrickx. “We hebben die oefening niet alleen met ons managementteam gedaan, maar ook klanten, leveranciers en medewerkers daarover bevraagd. Om te weten te komen: op welke aspecten van duurzaamheid hebben wij een reële impact? Water gebruiken wij bijna niet in onze productie, om maar iets te noemen. Daar kunnen wij dus amper het verschil maken. Daarover rapporteren heeft dan ook weinig of geen meerwaarde. Anders is het gesteld met ons papier-, inkt- en elektriciteitsverbruik, bijvoorbeeld. Als we erin slagen om die te reduceren, kan de impact echt aanzienlijk zijn.” Op basis van die materialiteitsanalyse zijn er uiteindelijk een aantal onderwerpen met hun bijbehorende KPI’s opgenomen in de duurzaamheidsstrategie van de drukkerij.

Investering in de toekomst

Desmedt Labels investeert naar eigen zeggen jaarlijks honderd procent van zijn salesgroei in de verdere verduurzaming van zijn processen. “Voor alle duidelijkheid: dat wil niet zeggen dat wij al onze winst één op één in duurzaamheid investeren”, merkt Davy Heyndrickx op. “Maar die salesgroei gaan wij wel gebruiken om ons bedrijf te doen groeien – en dat proberen we dan op een zo duurzaam mogelijke manier te doen. Als wij nieuwe drukpersen aankopen, bijvoorbeeld, of als we ons kantoorgebouw moderniseren of een groter magazijn bijbouwen, dan nemen we telkens die duurzaamheidsfactor mee in rekening.”

 “Met de publicatie van ons duurzaamheidsrapport willen wij een signaal geven aan de buitenwereld”, besluit Davy Heyndrickx: “ook al zijn wij een kmo en is het niet verplicht, wij investeren wel degelijk in duurzaamheid en vinden die oprecht belangrijk. Als je bovendien ziet dat zowel de markt als de wetgeving in die richting evolueren, dan lijkt het ons niet echt nuttig om te wachten tot zo’n duurzaamheidsrapport een verplichting wordt. Dan verkiezen wij een meer proactieve, toekomstgerichte aanpak. Ten slotte zijn wij ook een onderdeel van een grotere keten. Met ons rapport komen wij nu al tegemoet aan een belangrijke vraag van steeds meer klanten en partners die ook al over duurzaamheid rapporteren, al dan niet gedwongen.”